Einspruch Umsatzsteuer: Mit Muster

Die Umsatzsteuer fällt immer dann an, wenn durch Waren oder Dienstleistungen Umsätze erzielt werden. Im Volksmund wird die Umsatzsteuer auch Mehrwertsteuer genannt. Eigentlich ist diese Bezeichnung auch richtiger, denn die Umsatzsteuer wird nicht auf die gesamten Umsätze erhoben. Stattdessen werden nur die Gewinnaufschläge und somit nur der entstandene Mehrwert besteuert. Wie bei allen Steuerarten erlässt das Finanzamt auch im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer Bescheide. Und wenn der Steuerpflichtige Einwände gegen einen Umsatzsteuerbescheid hat, kann er Einspruch einlegen.

Was ist die Umsatzsteuer?

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine Steuer, die auf die Umsätze durch Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Dabei arbeitet das Umsatzsteuergesetz im Wesentlichen mit zwei verschiedenen Steuersätzen. Zum einen ist das der Regelsteuersatz. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent und ihm unterliegen die meisten Umsätze. Zum anderen gibt es den ermäßigten Steuersatz. Er beläuft sich auf 7 Prozent und wird beispielsweise bei Büchern und Zeitungen, Fahrkarten im öffentlichen Nahverkehr, Umsätzen im Kulturbereich und die meisten Lebensmittel angewendet. Daneben kennt das Umsatzsteuergesetz noch spezielle Steuersätze, die aber nur für bestimmte Berufsgruppen wie etwa Forst- und Landwirte gelten.

Ein Verbraucher kommt immer dann mit der Umsatzsteuer in Kontakt, wenn er eine Ware kauft oder eine Dienstleistung nutzt. In dem Preis, den der Verbraucher für die Ware oder Dienstleistung bezahlt, ist die Umsatzsteuer nämlich enthalten. Allerdings wird die Umsatzsteuer nicht auf den Verkaufspreis aufgeschlagen. Stattdessen muss die Umsatzsteuer aus dem Verkaufspreis herausgerechnet werden. Anders ausgedrückt heißt das: Der Preis, den der Verbraucher als Endpreis bezahlt, ist der Nettobetrag für die Ware oder Dienstleistung plus die dafür fällige Umsatzsteuer.

Beispiel: Ein Verbraucher kauft sich eine Hose für 39 Euro. In diesen 39 Euro sind 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten. Somit beläuft sich die Umsatzsteuer für die Hose auf rund 6,23 Euro (19/119 von 39 Euro). Die Hose selbst kostet rund 32,77. Der Endpreis, den der Verbraucher bezahlt, ergibt sich nun aus dem Nettopreis für die Hose und der Umsatzsteuer. So kommen die 39 Euro zustande (32,77 Euro Netto + 6,23 Euro Umsatzsteuer).

Die Umsatzsteuer wird aber nicht für die kompletten Umsätze fällig. Stattdessen unterliegt nur der geschaffene Mehrwert der Umsatzsteuerpflicht. Deshalb trifft die umgangssprachliche Bezeichnung Mehrwertsteuer eigentlich besser, wie die Umsatzsteuer funktioniert.

Beispiel: Ein Unternehmer kauft Ware für 2.500 Euro. Durch den Verkauf dieser Ware erzielt er 4.000 Euro. Damit ist ein Mehrwert von 1.500 Euro entstanden (4.000 Euro Verkaufserlös – 2.500 Euro Einkaufspreis). Der Unternehmer muss nun aber nicht den gesamten Umsatz, also den kompletten Verkaufserlös über 4.000 Euro versteuern, sondern nur den Mehrwert. Beim Regelsteuersatz wären das in diesem Fall rund 239,50 Euro (19/119 von 1.500 Euro).

Wie funktioniert das Umsatzsteuersystem?

Das Umsatzsteuersystem beruht auf zwei zentralen Komponenten, nämlich auf der Ausgangsumsatzsteuer und der Vorsteuer:

  • Die Ausgangsumsatzsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer an das Finanzamt bezahlen muss. Die Höhe der Ausgangsumsatzsteuer ergibt sich aus den Umsätzen, die der Unternehmer erzielt hat.
  • Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer an andere Unternehmer bezahlt, wenn er von ihnen Waren oder Dienstleistungen bezieht. Im Normalfall bekommt der Unternehmer die bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück.  

Der Unternehmer muss dem Finanzamt aber nicht gesamte Ausgangsumsatzsteuer überweisen. Stattdessen kann er die Ausgangsumsatzsteuer mit der Vorsteuer verrechnen. Bezahlen muss er dann nur die Differenz zwischen der Ausgangsumsatzsteuer und der Vorsteuer.

Beispiel: Der Unternehmer hat Ware für 2.500 Euro gekauft und für 4.000 Euro wieder verkauft. Beim Kauf der Ware hat er Vorsteuer an den Verkäufer bezahlt. Die Vorsteuer errechnet sich aus dem Einkaufspreis und betrug hier 399,16 Euro (19/119 von 2.500 Euro). Der Verkaufserlös bildet die Berechnungsgrundlage für die fällige Ausgangsumsatzsteuer. Sie beläuft sich auf 638,65 Euro (19/119 von 4.000 Euro). Wenn der Unternehmer seine Umsatzsteuererklärung anfertigt, kann er die Ausgangsumsatzsteuer mit der Vorsteuer verrechnen, denn er schuldet dem Finanzamt nur die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen. Hier müsste der Unternehmer somit 239,49 Euro (638,65 Euro – 399,16 Euro) ans Finanzamt überweisen.

Welche Steuererklärungen müssen bei der Umsatzsteuer abgegeben werden?

In Sachen Umsatzsteuer muss ein Unternehmer zwei verschiedene Arten von Steuererklärungen abgeben:

1.) Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen grundsätzlich nach Ablauf eines Kalendervierteljahres abgegeben werden. Stichtag für die Abgabe ist jeweils der 10. des Monats nach dem Ablauf des Veranlagungszeitraums. Je nachdem, wie hoch die Umsatzsteuern im Vorjahr ausgefallen sind, gelten aber andere Abgabefristen. War die Umsatzsteuer im vorherigen Jahr höher als 7.500 Euro, muss der Unternehmer seine Umsatzsteuer-Voranmeldungen nach jedem Monat einreichen. Waren die Vorsteuern im Vorjahr höher als 7.500 Euro, kann der Unternehmer wählen, ob er seine Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder quartalsweise abgeben will. Die monatliche Abgabe verursacht dann zwar mehr Arbeit, allerdings bekommt der Unternehmer seine Vorsteuerüberschüsse so auch schneller erstattet. Beliefen sich die Umsatzsteuern im Vorjahr auf weniger als 1.000 Euro, kann der Unternehmer beim Finanzamt beantragen, dass er keine Voranmeldungen im Laufe des Jahres abgegeben muss.

2.) Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung wird nach Ablauf eines Kalenderjahres fällig. Stichtag für die Abgabe ist der 31. Mai des Folgejahres. Spätestens zu diesem Datum muss die Jahreserklärung beim Finanzamt vorliegen. In der Jahreserklärung muss der Unternehmer alle Beträge der Ausgangsumsatzsteuer und der Vorsteuer, die im Laufe des Jahres angefallen sind, auflisten.

Umsatzsteuererklärungen müssen grundsätzlich elektronisch übermittelt werden. Deshalb verschickt das Finanzamt auch keine Formulare mehr. In Ausnahmefällen kann das Finanzamt aber zustimmen, dass der Unternehmer seine Umsatzsteuererklärungen per Brief oder Fax einreicht.

Was ist eine Umsatzsteuersonderprüfung?

Ein Unternehmer ist dazu verpflichtet, im Laufe des Jahres Umsatzsteuer-Voranmeldungen und nach Ablauf eines Kalenderjahres eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Um festzustellen, ob alles seine Richtigkeit hat oder um Fragen zu den steuerlichen Verhältnissen zu klären, hat das Finanzamt aber verschiedene zusätzliche Kontrollmöglichkeiten. Die drei wichtigsten Mittel in diesem Zusammenhang sind folgende:

1.) Die Betriebsprüfung: Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden die steuerlichen Verhältnisse im Ganzen geprüft. Darunter findet dann auch eine Prüfung der Angaben zur Umsatzsteuer statt. Dabei ist die Betriebsprüfung eine Kontrolle, die routinemäßig und stichprobenartig durchgeführt wird. Somit kann praktisch bei jedem Unternehmer irgendwann einmal eine Betriebsprüfung anstehen.

2.) Die Umsatzsteuersonderprüfung: Bei dieser Prüfung geht es ausschließlich um die Angaben zur Umsatzsteuer. Ebenso wie die Betriebsprüfung findet auch die Umsatzsteuersonderprüfung normalerweise in den Geschäftsräumen des Unternehmers statt. Zuvor erhält der Unternehmer ein Schreiben, in dem die Prüfung angekündigt und der Termin der Prüfung bekannt gegeben wird. Die Umsatzsteuersonderprüfung ist keine routinemäßige Kontrolle, sondern findet vor allem dann statt, wenn das Finanzamt Ungereimtheiten in den Umsatzsteuererklärungen ausgemacht hat.

3.) Die Umsatzsteuernachschau: Ähnlich wie die Umsatzsteuersonderprüfung wird auch eine Umsatzsteuernachschau in erster Linie dann angeordnet, wenn das Finanzamt Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Umsatzsteuererklärungen hat. Allerdings wird eine Umsatzsteuernachschau vorher nicht angekündigt.

Wie kann Einspruch gegen einen Umsatzsteuerbescheid eingelegt werden?

Bei der Umsatzsteuer gibt es eine große Besonderheit: Nicht das Finanzamt setzt die Steuerbeträge fest, sondern der Unternehmer rechnet sie selbst aus. Aus diesem Grund heißen die Steuererklärungen rund um die Umsatzsteuer auch Steueranmeldungen. Der Unternehmer berechnet die Höhe der Ausgangsumsatzsteuer und der Vorsteuer also selbst und meldet anschließend beim Finanzamt an, wie viel er dem Finanzamt überweisen wird oder wie viel ihm das Finanzamt erstatten soll. Sobald die Steueranmeldungen beim Finanzamt eingegangen sind, gelten die Steuerbeträge als festgesetzt. Die Steueranmeldungen haben somit denselben Stellenwert wie Steuerfestsetzungsbescheide des Finanzamts, unterliegen aber dem Vorbehalt der Nachprüfung. Weil die Steueranmeldungen wie Steuerfestsetzungsbescheide behandelt werden, erlässt das Finanzamt normalerweise keine separaten Umsatzsteuerbescheide. Hat sich der Unternehmer in seinen Angaben vertan oder möchte er eine Änderung erreichen, kann er keinen Einspruch einlegen. Dazu müsste er ja gegen seine eigene Erklärung vorgehen. Deshalb reicht es in solchen Fällen aus, wenn sich der Unternehmer ans Finanzamt wendet und die Sachlage bespricht.

Einen Umsatzsteuerbescheid bekommt ein Unternehmer meist nur dann, wenn das Finanzamt von den Angaben in den Umsatzsteuererklärungen des Unternehmers abweicht und folglich andere Steuerbeträge festsetzt. Ist der Unternehmer damit nicht einverstanden, kann er Einspruch gegen den erlassenen Bescheid einlegen. Hierfür hat er einen Monat lang Zeit. Für den Einspruch reicht ein formloses Schreiben aus, das der Unternehmer als Brief oder Fax an das Finanzamt schickt. Wichtig ist aber, dass der Unternehmer die einmonatige Einspruchsfrist unbedingt einhält. Geht sein Einspruch zu spät ein, wird er allein deshalb abgewiesen. Inhaltlich muss aus dem Einspruch hervorgehen, gegen welchen Bescheid sich die Einwände richten. Eine Begründung ist nicht vorgeschrieben, aber durchaus ratsam. Schließlich kann das Finanzamt Einwände nur dann berücksichtigen, wenn es weiß, warum der Unternehmer den Bescheid für falsch hält. Wird die Zeit knapp, kann der Unternehmer die Begründung für den Einspruch aber auch in einem zweiten Schreiben nachreichen. Sinnvoll kann zudem sein, zusammen mit dem Einspruch gleich eine berichtigte Umsatzsteuererklärung mit einzureichen.

Aber Achtung: Fordert das Finanzamt eine Steuerzahlung, muss der Unternehmer die Zahlung grundsätzlich leisten. Sein Einspruch ändert daran nichts. Möchte er die Entscheidung des Finanzamts abwarten, muss er die Aussetzung der Vollziehung beantragen. Dadurch ist die Forderung bis zur Entscheidung eingefroren.

Musterschreiben: Einspruch gegen den Umsatzsteuerbescheid

Unternehmer
Anschrift

Zuständiges Finanzamt
Anschrift

Ort, Datum

Bescheid zur Umsatzsteuer für den Veranlagungszeitraum ______________
Steuernummer: _______________________________

Sehr geehrte Damen und Herren,

gegen den oben genannten Steuerbescheid vom _______ lege ich hiermit

E i n s p r u c h

ein und beantrage gleichzeitig dessen Aussetzung der sofortigen Vollziehung.

Begründung:

_________ (sachliche und nachvollziehbare Auflistung und Erklärung der Gründe für den Einspruch) ________________________________________________________

[Oder: Die Begründung für meinen Einspruch reiche ich mit separatem Schreiben nach.]

 

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift