Ratgeber – Einspruch per Email

emailNicht immer fällt eine behördliche Entscheidung so aus wie gedacht. Manchmal weicht ein Amt von den Angaben, die der Antragsteller in einer Erklärung oder einem Antrag gemacht hat, ab. Manchmal werden beantragte Leistungen nicht bewilligt. Manchmal unterläuft dem Sachbearbeiter ein Fehler. Mitunter hat aber auch eine Person Mist gebaut und bekommt nun einen behördlichen Bescheid, in dem das Vergehen und die Strafe dafür genannt sind. Allerdings muss eine behördliche Entscheidung grundsätzlich nicht stillschweigend akzeptiert werden. Stattdessen besteht die Möglichkeit, Einspruch dagegen einzulegen.

Welche Frist gilt für einen Einspruch?

Soll gegen einen Bescheid Einspruch eingelegt werden, muss unbedingt die Einspruchsfrist eingehalten werden. Welche Frist gilt, steht in der sogenannten Rechtsbehelfsbelehrung. Diese Belehrung findet sich am Ende des Bescheids. Dort ist angegeben, innerhalb welcher Frist der Einspruch bei der zuständigen Stelle vorliegen muss. Bei den meisten behördlichen Entscheidungen beträgt die Einspruchsfrist einen Monat. Es gibt aber auch Bescheide, die nur zwei Wochen lang durch einen Einspruch angefochten werden können. Ist die Frist abgelaufen, wird der Bescheid bestandskräftig. Danach ist es normalerweise nicht mehr möglich, mittels Einspruch dagegen vorzugehen.

Nun stellt sich aber die Frage, wann die Frist denn beginnt. Hierbei gilt, dass die Frist dann beginnt, wenn der Bescheid bekanntgegeben wurde. Wann der Bescheid bekanntgegeben wurde, hängt wiederum davon ab, wie er verschickt wurde. Wurde er förmlich zugestellt, gilt er ab dem Tag der Zustellung als bekanntgegeben. Eine förmliche Zustellung erfolgt in einem gelben oder blauen Umschlag und der Briefträger trägt in ein Kästchen auf dem Briefumschlag ein, wann er den Brief übergeben hat. Wurde der Bescheid als ganz normaler Brief verschickt, greift eine Drei-Tages-Regel. Demnach gilt der Bescheid am dritten Tag nach der Aufgabe bei der Post als bekanntgegeben. Entscheidend ist somit das Datum, das auf dem Briefumschlag steht. Steht dort kein Datum, ist das Datum, das im Bescheid angegeben ist, maßgeblich. Zu diesem Datum werden drei Tage dazugezählt. Ist in der Rechtsbehelfesbelehrung ein Monat als Frist benannt, so ist damit auch tatsächlich ein Monat gemeint. Es sind also keine 30 Tage und auch keine vier Wochen, sondern wirklich ein Monat. Bis zu diesem Stichtag muss der Einspruch eingegangen sein. Es reicht nicht aus, das Einspruchsschreiben innerhalb der Frist abzuschicken. Stattdessen muss der Brief innerhalb der Frist bei der zuständigen Stelle angekommen sein.

Beispiel: Ein Bescheid wurde ganz normal als Brief verschickt. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat. Auf dem Briefumschlag weist der Poststempel den 15.08. aus. Damit gilt der Bescheid am 18.08. als bekanntgegeben. Gleichzeitig läuft ab diesem Tag die Einspruchsfrist. Sie endet genau einen Monat später, also am 18.09. Damit der Einspruch fristgerecht erfolgt, muss er spätestens am 18.09. bei der zuständigen Stelle eingegangen sein.

Welche Formvorgaben muss ein Einspruch erfüllen?

Die Formvorgaben für einen wirksamen Einspruch sind in der Rechtsbehelfsbelehrung genannt. Meistens steht dort, dass ein Einspruch schriftlich oder zur Niederschrift erklärt werden muss. Zur Niederschrift bedeutet, dass die zuständige Stelle persönlich aufgesucht und der Einspruch dort zu Protokoll gegeben wird. Derjenige, der den Einspruch einlegt, diktiert seine Einwände also und ein Mitarbeiter der Behörde schreibt das Ganze auf. Schriftlich meint, dass ein Schreiben aufgesetzt wird. Dieses Schreiben kann formlos sein. Es muss also üblicherweise kein bestimmtes Formular ausgefüllt werden. Stattdessen reicht ein ganz normaler Brief aus. Entscheidend ist aber in den meisten Fällen, dass der Einspruch von Hand unterschrieben ist.

An wen muss der Einspruch gerichtet werden?

In den meisten Fällen muss der Einspruch an die Behörde gerichtet werden, die den Bescheid erlassen hat. Manchmal ist aber auch eine andere Stelle für die Bearbeitung von Einsprüchen zuständig. Hier hilft ein Blick in die Rechtsbehelfsbelehrung weiter. Dort sind nämlich die Stelle und die Adresse, an die der Einspruch geschickt werden muss, genannt.

Wie muss ein Einspruch formuliert sein?

Inhaltlich werden an einen Einspruch keine strengen Anforderungen stellt. Entscheidend ist zunächst einmal nur, dass klar und eindeutig zu erkennen ist, wer Einspruch einlegt und gegen welche Entscheidung sich der Einspruch richtet. Das Wort “Einspruch” muss dabei nicht unbedingt im dem Schreiben auftauchen. Es hat auch keine nachteiligen Folgen, wenn Begriffe wie “Widerspruch”, “Beschwerde”, “Einwände” oder ähnliche Wörter verwendet werden. Wichtig ist nur, dass die Behörde unmissverständlich erkennen kann, dass der Absender mit der getroffenen Entscheidung nicht einverstanden ist.

Eine Begründung ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. Der Einspruch ist also auch dann wirksam, wenn der Absender nur erklärt, dass er der Entscheidung nicht zustimmt, aber nicht erläutert, warum er nicht damit einverstanden ist. In den meisten Fällen ist es allerdings besser, nicht auf eine Begründung zu verzichten. Geht ein Einspruch ein, muss die zuständige Stelle den gesamten Vorgang noch einmal prüfen. An der Aktenlage hat sich zwischenzeitlich aber nichts geändert. Durch die Begründung kann der Absender konkret auf die Aspekte und Sachverhalte hinweisen, die er beanstandet. Wenn die Behörde weiß, wogegen der Absender Einwände erhebt, kann sie diese Punkte bei der Überprüfung berücksichtigen.

Tipp: Wird die Zeit knapp oder möchte sich der Absender etwas mehr Zeit lassen, kann er zunächst nur seinen Einspruch erklären. Dadurch ist die Frist gewahrt. Die Begründung für seinen Einspruch kann er dann in einem zweiten Schreiben nachreichen.

Wie kann der Einspruch eingereicht werden?

Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, wie der Einspruch bei der zuständigen Stelle eingereicht werden kann. Eine Möglichkeit besteht darin, das Schreiben persönlich abzugeben. Daneben kann das Einspruchsschreiben auf dem Postweg verschickt werden. Auch ein Versand als Fax ist in aller Regel möglich. Durch einen Brief oder ein Fax ist die Schriftform auf jeden Fall gewahrt, denn der Einspruch enthält die handschriftliche Unterschrift des Absenders. Telefonisch Einspruch einzulegen, ist nicht möglich. Teilweise kann der Einspruch auch per E-Mail erfolgen. Dazu gleich mehr.

Grundsätzlich sollte sich der Absender aber am besten für eine Versandart entscheiden, die er belegen kann. Im Zweifel muss nämlich der Absender den Nachweis erbringen, dass er Einspruch eingelegt hat und dass der Einspruch rechtzeitig bei der zuständigen Stelle eingegangen ist. Die sicherste Variante ist deshalb, das Schreiben persönlich abzugeben und sich den Eingang des Schreibens quittieren zu lassen. Daneben ist der Absender auch mit einem Versand als Einschreiben auf der sicheren Seite.

Ist ein Einspruch per E-Mail möglich?

Ob ein Einspruch wirksam per E-Mail eingelegt werden kann, wird von den Behörden und den Bundesländern unterschiedlich gehandhabt. Teilweise ist ein Einspruch durch eine normale, einfache E-Mail zulässig. Teilweise ist möglich, das unterschriebene Einspruchschreiben zu scannen, in eine Pdf-Datei umzuwandeln und dann per E-Mail einzureichen. Teilweise wird der Einspruch nur dann anerkannt, wenn die E-Mail eine elektronische Signatur enthält. Mitunter wird ein Einspruch per E-Mail aber auch gar nicht akzeptiert. Um herauszufinden, ob der Einspruch per E-Mail eingereicht werden kann, hilft oft ein genauer Blick auf den Bescheid. Ist in der Rechtsbehelfsbelehrung oder in den Absenderdaten vorne auf der ersten Seite eine E-Mail-Adresse angegeben, ist meist ein Einspruch per E-Mail möglich. Um ganz sicherzugehen, kann der Absender aber auch einfach bei der Behörde anrufen und nachfragen. Ist eine E-Mail zulässig, wird sie genauso verfasst wie ein Einspruch per Brief. Der Absender setzt also ein normales Einspruchschreiben auf, nur dass er dieses dann nicht per Post oder Fax, sondern eben als E-Mail verschickt.

Tipp: Problematisch an einer E-Mail ist, dass der Zugang letztlich nicht nachgewiesen werden kann. So ist durchaus denkbar, dass die E-Mail gar nicht beim Empfänger ankommt oder im Spam-Filter der Behörde landet. Und selbst wenn die E-Mail ankommt, kann es passieren, dass sie fehlerhaft dargestellt wird. Allerdings gibt es eine Möglichkeit, wie sich der Absender absichern kann. Dazu trägt er in die Empfängerzeile ganz normal die E-Mail-Adresse der zuständigen Behörde ein. Zusätzlich dazu schreibt er in die CC-Zeile eine weitere E-Mail-Adresse. Hat er selbst eine zweite E-Mail-Adresse, kann er diese verwenden. Ansonsten kann er auf die E-Mail-Adresse eines Familienmitglieds oder eines Bekannten zurückgreifen. Das Kürzel CC steht für Carbon Copy. Nutzt der Absender diese Funktion, verschickt er die E-Mail an die Behörde und gleichzeitig eine Kopie davon an die andere E-Mail-Adresse. Kommt die E-Mail dort an und wird sie richtig angezeigt, kann der Absender davon ausgehen, dass die Behörde den Einspruch ebenfalls erhalten hat.

Was passiert nach dem Einspruch?

Ist der Einspruch bei der Behörde eingegangen, wird zuerst geprüft, ob der Einspruch form- und fristgerecht erklärt wurde. Ist das nicht der Fall, wird der Einspruch abgewiesen. Ansonsten wird der gesamte Vorgang noch einmal geprüft. Kommt die Behörde zu dem Ergebnis, dass der Einspruch berechtigt ist, wird sie den ursprünglichen Bescheid ändern oder aufheben. Bleibt die Behörde bei ihrer Entscheidung, wird der Einspruch zurückgewiesen. Dies erfolgt durch eine sogenannte förmliche Einspruchsentscheidung. Diese Entscheidung kann meist durch eine Klage vor Gericht angefochten werden.

Allgemeines Musterbeispiel für ein Einspruchsschreiben

Absender
Anschrift

Zuständige Behörde
Anschrift

Ort, Datum

Einspruch gegen den _______(Name/Gegenstand des Bescheid) _________
Aktenzeichen/Steuernummer/… : ________________________________

Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit lege ich gegen den oben genannten Bescheid, erlassen am _________,

E i n s p r u c h

ein.

Begründung: ________(schlüssige und nachvollziehbare Erklärung, weshalb der Bescheid fehlerhaft ist oder welche Sachverhalte nicht richtig erfasst/eingeordnet wurden; hat der Absender Nachweise und Unterlagen, die seine Ausführungen untermauern, sollte er darauf hinweisen und Kopien davon beilegen.) ___________

[Oder: Die Begründung meines Einspruchs reiche in Kürze mit separatem Schreiben nach.]

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift