Einspruch Rechnung

rechnungEs kommt immer mal wieder vor, dass eine Rechnung einen Fehler enthält oder zu hoch ausgestellt wurde. Absichtlich falsch ausgestellte Rechnungen sind allerdings die Ausnahme. Oft hat sich beim Erstellen der Rechnung einfach nur ein Fehler eingeschlichen. Trotzdem stellt sich für den Rechnungsempfänger die Frage, wie er nun vorgehen soll. Einerseits will er eine falsche Rechnung verständlicherweise nicht bezahlen. Andererseits möchte er aber auch keine Mahnung oder andere negative Folgen riskieren.

Wie sollte der Rechnungsempfänger auf eine fehlerhafte Rechnung reagieren?

Hat der Rechnungsempfänger eine Rechnung bekommen, die offensichtlich falsch ist oder ihm fehlerhaft erscheint, sollte er schriftlich Widerspruch gegen die Rechnung einlegen. Durch den Widerspruch informiert er den Rechnungssteller darüber, dass er die Rechnung beanstandet. Gleichzeitig weist er den Rechnungssteller darauf hin, dass er die fehlerhafte Rechnung zunächst nicht bezahlen wird. Äußert sich der Rechnungsempfänger nicht zu der Rechnung und bezahlt er sie auch nicht oder nur anteilig, weiß der Rechnungssteller nicht, warum die Zahlung ausbleibt oder gekürzt wurde. Deshalb wird er die offenen Beträge nach einiger Zeit meist anmahnen. Dass der Widerspruch schriftlich erfolgen sollte, erklärt sich damit, dass der Rechnungsempfänger so einen Nachweis hat. Den Widerspruch gegen die Rechnung nachweisen zu können, ist vor allem aus zwei Gründen wichtig:

1.) Durch den Widerspruch wird die Rechnung zu einer sogenannten bestrittenen Rechnung. Eine strittige Forderung darf nicht an die Schufa oder andere Auskunfteien gemeldet werden. Sollte trotzdem ein negativer Eintrag erfolgen, kann der Rechnungsempfänger eine Kopie seines Widerspruchschreibens einreichen. In aller Regel wird der Eintrag dann umgehend wieder gelöscht.

2.) Eine strittige Forderung wird normalerweise nicht an ein Inkassounternehmen weitergeleitet. Die meisten Inkassounternehmen bearbeiten nämlich nur unstrittige Forderungen. Sollte trotzdem Post von einem Inkassounternehmen kommen, kann der Rechnungsempfänger auch hier durch seinen Widerspruch belegen, dass er der Rechnung bereits widersprochen hat. Das Inkassounternehmen wird daraufhin eine Stellungnahme des Rechnungsstellers anfordern. Meist klärt sich die Angelegenheit dann recht schnell.

Ruft der Rechnungsempfänger beim Rechnungssteller an und widerspricht der Rechnung mündlich, wird er seinen Widerspruch später kaum beweisen können. Wird der telefonische Widerspruch nicht weitergeleitet oder bestreitet der Rechnungssteller, dass überhaupt Widerspruch gegen die Rechnung eingelegt wurde, kann der Rechnungsempfänger nicht viel machen. Selbst wenn der Rechnungsempfänger einen Zeugen benennen kann, der das Telefonat bestätigen kann, ist fraglich, ob dies im Ernstfall als Beweis ausreicht. Deshalb sollte der Rechnungsempfänger immer schriftlich widersprechen.

Wie sollte der Widerspruch gegen eine Rechnung aussehen?

Bestimmte Formvorgaben muss der Rechnungsempfänger nicht einhalten, wenn er einer Rechnung widersprechen möchte. Stattdessen reicht es aus, wenn er ein normales Schreiben aufsetzt. Aus dem Schreiben muss zunächst hervorgehen, um welche Rechnung es geht. Deshalb sollte der Rechnungsempfänger immer

  • seinen Namen und seine Anschrift,
  • seine Kundennummer und
  • die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag 

angeben. Dadurch ist sichergestellt, dass der Rechnungssteller den Widerspruch eindeutig zuordnen kann. Daneben sollte der Rechnungsempfänger klar und missverständlich zum Ausdruck bringen, dass er mit der Rechnung nicht einverstanden ist. Ob er dabei Begriffe wie Widerspruch, Einspruch, Reklamation oder Einwand verwendet, spielt keine Rolle. Entscheidend ist nur, dass klar wird, dass er der Rechnung nicht zustimmt. Außerdem sollte der Rechnungsempfänger schlüssig und sachlich begründen, warum er die Rechnung für falsch hält. In seinem Schreiben sollte er den Rechnungsteller zudem darüber informieren, dass er die Rechnung zunächst nicht bezahlen oder um die strittigen Beträge kürzen wird.

Wie und wann sollte das Widerspruchsschreiben verschickt werden?

Grundsätzlich sollte der Rechnungsempfänger der Rechnung so schnell wie möglich widersprechen. Je länger er sich Zeit lässt, desto eher wird der Rechnungssteller davon ausgehen, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung zwar anerkennt, aber einfach nicht bezahlt. Folglich wird er sich normalerweise veranlasst sehen, den offenen Betrag anzumahnen. Was den Versand angeht, so empfiehlt sich unbedingt ein Versandweg, der nachweisbar ist. Im Ernstfall muss nämlich der Rechnungsempfänger belegen können, dass er der Rechnung widersprochen hat und der Widerspruch auch tatsächlich beim Rechnungssteller angekommen ist. Gut geeignet ist deshalb der Versand als Einschreiben. Daneben kann der Rechnungsempfänger das Schreiben auch persönlich beim Rechnungssteller abgeben und sich den Empfang quittieren lassen.

Wie geht es nach dem Widerspruch weiter?

Als Kunde hat der Rechnungsempfänger Anspruch auf eine fehlerfreie und nachvollziehbare Rechnung. Zudem muss der Rechnungssteller nachweisen, dass er dazu berechtigt ist, die Forderung in der geltend gemachten Höhe zu verlangen. Der Rechnungssteller kann also nicht einfach so irgendeinen Rechnungsbetrag einfordern. Es reicht auch nicht, wenn er nur behauptet, dass die Rechnung korrekt ist, ansonsten aber nicht weiter darauf eingeht. In vielen Fällen wird dies aber auch nicht geschehen. Stattdessen wird der Rechnungssteller den Widerspruch prüfen. Zeigt sich, dass die Rechnung tatsächlich fehlerhaft war, wird er dem Rechnungsempfänger eine neue, korrigierte Rechnung zuschicken. Andernfalls wird er erläutern, wie der Rechnungsbetrag zustande kommt. Hat alles seine Richtigkeit, muss der Rechnungsempfänger die Rechnung dann natürlich bezahlen.

Geht der Rechnungssteller nicht auf den Widerspruch ein oder beharrt er auf der falschen Rechnung, sollte der Rechnungsempfänger seinen Widerspruch aufrechterhalten. Gleiches gilt, wenn der Rechnungsempfänger die Ausführungen nicht nachvollziehen kann oder die Rechnung nach wie vor für falsch hält. Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger eine Rechnung erst dann bezahlen, wenn sie ordnungsgemäß und richtig ist.

Was ist, wenn plötzlich Post von einem Inkassounternehmen kommt? 

Normalerweise ist der Rechnungssteller dazu verpflichtet, den Widerspruch gegen die Rechnung zu bearbeiten. Außerdem haben die meisten Inkassounternehmen eine Klausel in ihren AGB, nach der sie bestrittene Forderungen nicht annehmen. In der Praxis kommt es aber trotzdem immer wieder vor, dass ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird. Der Rechnungsempfänger muss sich allerdings keine Sorgen machen, wenn er nun Post von einem Inkassounternehmen bekommen hat. Da er der Rechnung widersprochen hat und ihm bislang keine korrekte Rechnung vorliegt, kann er mit der Zahlung der Rechnung nicht in Verzug sein. Folglich muss er auch keinen Verzugsschaden in Form von Zinsen, Mahngebühren und Inkassokosten bezahlen. Als Reaktion auf das Inkassoschreiben sollte der Empfänger deshalb dem Inkassounternehmen schriftlich mitteilen, dass er der Forderung widerspricht. Gleichzeitig sollte er erklären, dass er bereits gegen die Rechnung Widerspruch eingelegt hatte. Eine Kopie des Widerspruchsschreibens sollte er ebenfalls beilegen. Das Inkassounternehmen wird daraufhin eine Stellungnahme des Rechnungsstellers einholen.

Musterbrief: Einspruch gegen Rechnung

Rechnungsempfänger
Anschrift

Rechnungssteller
Anschrift

Ort, Datum

Widerspruch gegen Ihre Rechnung vom ________
Rechnungsnummer: ________________________
Kundennummer: ___________________________

Sehr geehrte Damen und Herren,

am ________ habe ich Ihre Rechnung, Nummer __________, erstellt am _________, erhalten. Darin stellen Sie einen Betrag von ________ Euro in Rechnung.

Mit dieser Rechnung bin ich nicht einverstanden und lege deshalb Widerspruch dagegen ein.

Begründung: ________________________(sachliche und ausführliche Begründung, warum die Rechnung falsch ist; mögliche Gründe können z.B. sein, dass Rechnungsposten falsch oder zu Unrecht berechnet wurden) ___________________________________________________

Gleichzeitig weise ich Sie darauf hin, dass ich den Rechnungsbetrag zunächst nicht bezahlen/um die strittigen Rechnungsposten kürzen werde.

Bitte prüfen Sie die Rechnung und berichtigen Sie diese entsprechend. Sollten Sie den Rechnungsbetrag für korrekt erachten, bitte ich um eine ausführliche und nachvollziehbare Erklärung, wie die Forderung zustande kommen soll.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift