Der häufigste Grund für Unstimmigkeiten zwischen Mietern und Vermietern ist die Betriebskostenabrechnung. Und in der Tat enthalten viele Abrechnungen formale oder inhaltliche Fehler. Eine böse Absicht des Vermieters muss dabei aber gar nicht unbedingt dahinterstecken. Vielmehr sind es die vielen Vorgaben und gesetzlichen Vorschriften, die eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zu einem schwierigen Unterfangen machen können. Du solltest die Abrechnung deshalb sorgfältig prüfen. Fallen Dir Unstimmigkeiten auf, kannst Du Widerspruch einlegen.
►Einspruch Betriebskostenabrechnung als Muster
Anschrift
Vermieter
Anschrift
Ort, den Datum
Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum _____________ bis ______________
Sehr geehrte/r Frau/Herr _____________/Damen und Herren,
am ________________ habe ich o. g. Betriebskostenabrechnung für meine Wohnung _____ Nummer, Anschrift __________ erhalten.
Aus meiner Sicht weist diese Abrechnung jedoch folgende Unstimmigkeiten auf: _________________ (Nennen und begründen, was Du an der Abrechnung beanstandest, z.B. Kostenpositionen, die laut Betriebskostenverordnung keine umlagefähigen Betriebskosten sind; Kostenarten, die nicht im Mietvertrag vereinbart sind; eine unübersichtliche Darstellung und nicht nachvollziehbare Berechnungen; falsch angerechnete Vorauszahlungen usw.) _________________________________
Ich bitte daher, mir eine berichtigte und ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zukommen zu lassen. Sobald mir diese vorliegt, werde ich eine fällige Nachzahlung unverzüglich anweisen.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Typische Fehler in Betriebskostenabrechnungen
Für die Betriebskosten und deren Abrechnung gibt es klare Vorgaben. So kann Dich der Vermieter nicht einfach an allen Hauskosten beteiligen, die anfallen. Stattdessen darf er Dir nur bestimmte Kosten in Rechnung stellen.
Außerdem gelten formale Anforderungen, die die Betriebskostenabrechnung erfüllen muss. Diese besagen – vereinfacht erklärt – dass Du der Abrechnung entnehmen können musst, wie die fälligen Betriebskosten zustande kommen. In der Praxis treten immer wieder fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen auf. Zu den typischen und häufigsten Fehlern gehören dabei folgende:
- Die Betriebskostenabrechnung ist unübersichtlich und nicht verständlich. Der Mieter kann die Berechnungen nicht nachvollziehen.
- Es werden Kostenarten in Rechnung gestellt, die nicht zu den gesetzlichen Betriebskosten gehören. Maßgeblich hier ist die Betriebskostenverordnung. Sie benennt klar, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche nicht. Hier Nachlesen
- In der Abrechnung tauchen Kostenarten auf, die per Mietvertrag nicht vereinbart sind. Damit der Vermieter Betriebskosten abrechnen kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: 1. muss es sich um Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung handeln. 2. müssen die Kostenarten im Mietvertrag genannt sein. Steht eine Betriebskostenart nicht im Mietvertrag, musst Du sie auch nicht bezahlen.
- Einige Betriebskosten werden zweimal in Rechnung gestellt. Typisches Beispiel sind Schornsteinfegerkosten, die sowohl in der Betriebskostenabrechnung als auch in der Heizkostenabrechnung berechnet werden.
- Der Vermieter wendet einen anderen Verteilerschlüssel an als per Mietvertrag vereinbart ist.
- Die geleisteten Vorauszahlungen werden nicht oder falsch angerechnet.
Wie man bei einer Betriebskostenabrechnung Einspruch erheben kann!
Dein Vermieter hat zwölf Monate lang Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums musst Du die Abrechnung erhalten haben. Bezieht sich die Betriebskostenabrechnung beispielsweise auf die Zeit vom 15.07.2012 bis zum 14.06.2013, muss die Abrechnung spätestens am 14.06.2014 bei Dir eingetroffen sein. Andernfalls hat der Vermieter keinen Anspruch mehr darauf, dass Du eine Nachzahlung leistet. Übrigens muss der Vermieter im Ernstfall nachweisen, dass Du die Abrechnung rechtzeitig bekommen hast.
Du hast gemäß § 556 BGB dann ein Jahr lang Zeit, um Deine Einwände gegen die Abrechnung vorzubringen. Meist steht in einer Betriebskostenabrechnung aber der Hinweis, dass Du innerhalb von vier Wochen Widerspruch einlegen kannst. Hintergrund hierzu ist, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig wird. Ist ein Guthaben entstanden, muss Dir der Vermieter dieses also innerhalb von einem Monat auszahlen. Umgekehrt musst Du eine fällige Nachzahlung ebenfalls innerhalb von einem Monat begleichen. Daran ändert auch ein Widerspruch nichts. Legst Du den Widerspruch zeitnah ein, kann die Angelegenheit aber möglicherweise noch vor Fälligkeit der Abrechnung geklärt werden. Deine gesetzliche Widerspruchsfrist besteht aber auch über die vier Wochen hinaus. Leistet Du vorsichtshalber die Nachzahlung, solltest Du dies unter Vorbehalt tun. So kannst Du das Geld später zurückverlangen, wenn Dein Widerspruch berechtigt war. Gleichzeitig umgehst Du das Risiko einer Mahnung oder gar einer Klage wegen Nichtzahlung.
Wie Du Deinen Widerspruch gestaltest, bleibt im Grunde Dir überlassen. Sinnvoll ist aber, den Widerspruch schriftlich einzulegen und zu begründen. Der Vermieter muss die Abrechnung nämlich prüfen, wenn Du ihr widersprichst. Insofern solltest Du ihn darauf hinweisen, wo Deiner Meinung nach die Fehler liegen. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Vermieter die Abrechnung entsprechend korrigiert, ist dadurch deutlich höher.
Tipp: Zweifelst Du an bestimmten Kostenpositionen, kannst Du Dir die Originalrechnungen vom Vermieter zeigen lassen. Er ist dazu verpflichtet, Dir in die Unterlagen Einsicht zu gewähren, die er der Abrechnung zugrunde gelegt hat. Möchtest Du Kopien von den Rechnungen haben, musst Du die Kopien jedoch selbst bezahlen. Zudem kann der Vermieter verlangen, dass Du in sein Büro kommst, um Dir die Unterlagen anzusehen.